Meldungen, ELSTER und Sozialversicherung: Pflichten und Fristen im Überblick

Nach jeder Lohnabrechnung folgen Meldungen und Zahlungen: Die Sozialversicherungsbeiträge werden über einen Beitragsnachweis angekündigt und zum Fälligkeitstermin gezahlt, die Lohnsteuer wird über ELSTER angemeldet und abgeführt, und bestimmte Ereignisse wie Beginn, Ende oder Änderung der Beschäftigung lösen Meldungen nach dem DEÜV-Verfahren aus. Eine gute Lohnsoftware erzeugt diese Meldungen automatisch oder stellt sie zur Übermittlung bereit. Verantwortlich bleibt der Arbeitgeber. Dieser Guide erklärt die wichtigsten Meldungen, die Fristen und worauf Sie in der Software achten sollten.

Übersicht der wichtigsten Meldungen

Meldung	Empfänger	Anlass	Frist (Grundsatz)
Anmeldung	Krankenkasse	Beginn der Beschäftigung	Mit der nächsten Entgeltabrechnung, spätestens sechs Wochen nach Beginn
Sofortmeldung	Datenstelle der Rentenversicherung	Beginn in bestimmten Branchen	Spätestens bei Beschäftigungsaufnahme
Abmeldung	Krankenkasse	Ende der Beschäftigung	Mit der nächsten Entgeltabrechnung, spätestens sechs Wochen nach Ende
Jahresmeldung	Krankenkasse	Jahresentgelt	Bis zum 15. Februar des Folgejahres
Beitragsnachweis	Krankenkasse	Monatliche Beiträge	Spätestens zwei Arbeitstage vor Fälligkeit der Beiträge
Lohnsteuer-Anmeldung	Finanzamt über ELSTER	Einbehaltene Lohnsteuer	Zum 10. nach Ablauf des Anmeldezeitraums
Elektronische Lohnsteuerbescheinigung	Finanzverwaltung	Jahresabschluss	Bis Ende Februar des Folgejahres

Die Fristen sind Orientierung. Es gibt Ausnahmen und Sonderregeln, deshalb sollten Sie die aktuellen Vorgaben bei den Sozialversicherungsträgern und im ELSTER-Portal prüfen.

Sozialversicherungsmeldungen nach dem DEÜV-Verfahren

Meldungen an die Sozialversicherung werden elektronisch übermittelt. Das Gesetz verlangt, dass sie aus systemgeprüften Programmen oder mit maschinellen Ausfüllhilfen erfolgen. Ihre Lohnsoftware übernimmt daher die Meldung an die Annahmestellen der Krankenkassen. Sie müssen dennoch prüfen, ob die Stammdaten korrekt sind und ob Rückmeldungen der Krankenkassen, etwa Fehlerprotokolle, bearbeitet werden.

Wichtige Gründe für Meldungen sind:

Beginn und Ende der Beschäftigung
Jahresmeldung zum Entgelt
Änderung von Beitragsgruppen
Unterbrechung der Entgeltzahlung, etwa bei längerer Krankheit mit Krankengeldbezug
Beginn und Ende von Mutterschutz oder Elternzeit

Beitragsnachweis und Fälligkeit

Die Sozialversicherungsbeiträge für einen Monat sind grundsätzlich am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig, in dem die Beschäftigung ausgeübt wurde. Da die Abrechnung oft erst Ende des Monats feststeht, wird der Betrag teilweise geschätzt, Differenzen werden im Folgemonat ausgeglichen. Der Beitragsnachweis muss der Krankenkasse rechtzeitig vor Fälligkeit vorliegen. Fragen Sie Ihre Software, wie Beitragsnachweise erzeugt werden, und richten Sie den Zahlungsweg (SEPA-Lastschrift oder Überweisung) frühzeitig ein.

Lohnsteuer-Anmeldung über ELSTER

Die einbehaltene Lohnsteuer melden Arbeitgeber elektronisch an das Betriebsstättenfinanzamt. Der Anmeldezeitraum hängt von der Höhe der Lohnsteuer des Vorjahres ab. Als Faustregel gilt: Bei höherer Lohnsteuer wird monatlich angemeldet, bei mittlerer vierteljährlich, bei sehr geringer jährlich. Die konkreten Schwellenwerte regelt das Einkommensteuergesetz, prüfen Sie sie bei Ihrem Finanzamt. Die Frist endet am 10. Tag nach Ablauf des Anmeldezeitraums. Ob für Ihren Betrieb Besonderheiten gelten, klären Sie im Zweifel mit Ihrer Kanzlei oder dem Finanzamt.

Beispiel: Zeitplan für einen Monat

Illustrativ für einen Monat mit 31 Tagen:

Bis zum Monatsende: Bewegungsdaten erfassen, Abrechnung berechnen und kontrollieren.
Vor dem drittletzten Bankarbeitstag: Beitragsnachweis an die Krankenkassen übermitteln und Beiträge zahlen.
Zum Monatsende oder Anfang des Folgemonats: Gehalt an Beschäftigte auszahlen, wie vertraglich vereinbart.
Bis zum 10. des Folgemonats: Lohnsteuer-Anmeldung abgeben und Lohnsteuer zahlen, wenn monatlicher Anmeldezeitraum.
Laufend: An- und Abmeldungen, soweit Ereignisse eingetreten sind.

Jahresabschluss in der Lohnabrechnung

Zum Jahresende fallen zusätzliche Aufgaben an: Jahresmeldungen an die Krankenkassen, elektronische Lohnsteuerbescheinigungen, Lohnsteuer-Jahresausgleich beim Arbeitgeber, soweit vorgesehen, und Vorbereitung des Jahreswechsels in der Software mit neuen Beitragssätzen und Grenzen. Prüfen Sie, ob Ihre Software zum Jahreswechsel automatische Updates erhält. Weitere Hinweise zu Fristen und Software finden Sie in der Auswahl-Checkliste.

Prüfungen durch Behörden

Die Deutsche Rentenversicherung prüft Arbeitgeber regelmäßig, mindestens alle vier Jahre, ob Meldungen und Beiträge korrekt sind. Das Finanzamt führt Lohnsteuer-Außenprüfungen durch. Bei Prüfungen werden Lohnkonten, Abrechnungen und Meldungen eingesehen. Mit der Digitalen LohnSchnittstelle können Lohndaten maschinell bereitgestellt werden, sofern Ihre Software sie unterstützt. Sorgfältige Ablage und nachvollziehbare Prozesse zahlen sich bei Prüfungen aus.

Häufige Fehler bei Meldungen

Meldung nach Fristablauf, weil die Abrechnung zu spät erstellt wurde
Falscher Personengruppenschlüssel oder Beitragsgruppenschlüssel
Fehlerrückmeldungen der Annahmestellen werden nicht bearbeitet
Beitragsnachweis fehlt oder weicht stark von der Zahlung ab
Unterbrechungsmeldung bei längerer Krankheit vergessen

Wann Sie fachlichen Rat einholen sollten

Bei ungewöhnlichen Konstellationen, bei Zweifeln an Beitragsgruppen oder bei einer angekündigten Betriebsprüfung ist der Rat der Steuerkanzlei oder von Spezialisten für Sozialversicherungsrecht sinnvoll. Auch bei Verspätungen oder Fehlern lohnt sich ein früher Kontakt zur Krankenkasse oder zum Finanzamt.

Organisation: Wer erledigt was und wann?

Meldungen scheitern selten am Wissen, häufiger an unklaren Zuständigkeiten. Legen Sie fest, wer Abrechnung erstellt, wer sie prüft, wer Meldungen freigibt und wer Zahlungen veranlasst, und halten Sie auch die Vertretung fest. Ein Fristenkalender mit festen Terminen für Beitragsnachweis, Zahlung, Lohnsteuer-Anmeldung und Jahresmeldungen reduziert Hektik. Prüfen Sie nach jeder Übermittlung die Protokolle: Wurde die Meldung angenommen, gab es Fehlermeldungen, wurden Rückmeldungen der Krankenkassen bearbeitet? Bewahren Sie Übertragungsprotokolle zusammen mit der Abrechnung auf, denn sie belegen im Streitfall, dass Sie fristgerecht gemeldet haben. Ändern sich Beitragssätze zum Jahreswechsel, kontrollieren Sie bei der ersten Abrechnung des Jahres besonders gründlich.

Häufige Fragen

Muss ich Meldungen selbst abgeben, wenn die Software sie erzeugt?

Sie bleiben verantwortlich. Je nach Software werden Meldungen automatisch übertragen oder müssen von Ihnen freigegeben werden. Prüfen Sie Protokolle und Rückmeldungen.

Was passiert bei verspäteter Meldung?

Es können Säumniszuschläge, Verspätungszuschläge oder Ordnungswidrigkeitenverfahren folgen. Wenden Sie sich bei Fristproblemen früh an die zuständige Stelle.

Gelten für Minijobs andere Meldewege?

Ja, Meldungen und Beitragsnachweise für Minijobs laufen über die Minijob-Zentrale. Mehr dazu im Guide Minijob und Midijob abrechnen.

Quellen und weiterführende Informationen

ELSTER — Lohnsteuer-Anmeldung und Lohnsteuerbescheinigung
Deutsche Rentenversicherung — Meldeverfahren und Betriebsprüfung
GKV-Spitzenverband — Informationen für Arbeitgeber zu Meldeverfahren und Beiträgen
Minijob-Zentrale — Meldungen bei geringfügiger Beschäftigung