Erste Lohnabrechnung mit Software: Schritt für Schritt erklärt

Für die erste Lohnabrechnung brauchen Sie vollständige Stammdaten des Beschäftigten, die Vergütungsvereinbarung, die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale und Ihre eigenen Betriebsdaten. Die Software berechnet daraus Brutto, Lohnsteuer, Sozialversicherung und Netto, erzeugt die Entgeltabrechnung und die Meldungen. Ihre Aufgabe ist es, Daten korrekt zu erfassen, das Ergebnis zu kontrollieren und Fristen einzuhalten. Dieser Guide führt Sie in der richtigen Reihenfolge durch den Prozess.

Vorbereitung: Was Sie vom Beschäftigten brauchen

Angabe	Wozu sie dient
Name, Anschrift, Geburtsdatum	Stammdaten und Meldungen
Steuer-Identifikationsnummer	Abruf der Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)
Sozialversicherungsnummer	Meldungen an die Sozialversicherung
Krankenkasse	Beitragsabführung und Meldungen
Bankverbindung	Auszahlung
Eintrittsdatum, Tätigkeit, Arbeitszeit	Beschäftigungsverhältnis und Meldungen
Angaben zu weiteren Beschäftigungen	Prüfung der Versicherungspflicht, besonders bei Minijobs
Berufsabschluss und Schulabschluss	Angaben im Personengruppen- und Tätigkeitsschlüssel

Die Angaben zum Tätigkeitsschlüssel sind für die Meldung an die Sozialversicherung nötig. Ihre Software fragt sie in der Regel ab.

Vorbereitung: Betriebsdaten

Sie benötigen Ihre Betriebsnummer, die bei der Bundesagentur für Arbeit beantragt wird, wenn Sie erstmals Beschäftigte haben. Außerdem hinterlegen Sie Steuernummer, Bankverbindung für Beitragszahlungen und die zuständigen Stellen. Die Zugangsdaten für die elektronische Übermittlung an das Finanzamt über ELSTER und für die Meldungen an die Sozialversicherung sollten vor der ersten Abrechnung eingerichtet sein.

Schritt für Schritt zur ersten Abrechnung

Mandant und Betrieb anlegen: Firmendaten, Betriebsnummer, Steuernummer, Berufsgenossenschaft und Bankverbindung.
Beschäftigten anlegen: Stammdaten, Eintrittsdatum, Beschäftigungsart, Personengruppe, Beitragsgruppen.
Steuermerkmale abrufen: Die Software ruft die ELStAM-Daten (Steuerklasse, Kinderfreibeträge, Kirchensteuermerkmal) beim Finanzamt ab. Der Beschäftigte muss Ihnen dafür Steuer-ID und Geburtsdatum mitteilen.
Vergütung hinterlegen: Monatsgehalt oder Stundenlohn, Zuschläge, Sachbezüge, vermögenswirksame Leistungen, betriebliche Altersvorsorge.
Bewegungsdaten erfassen: Arbeitsstunden, Urlaub, Krankheit, Überstunden, Einmalzahlungen.
Abrechnung berechnen: Die Software ermittelt Brutto, Abzüge und Netto.
Kontrolle durchführen: Plausibilität prüfen und bei Bedarf nachrechnen.
Abrechnung freigeben und ausgeben: Entgeltabrechnung erstellen, Auszahlung vorbereiten.
Meldungen und Zahlungen: Anmeldung bei der Krankenkasse, Beitragsnachweis, Lohnsteuer-Anmeldung, Zahlung der Beiträge.
Ablage: Lohnkonto und Abrechnung ordnungsgemäß aufbewahren.

So läuft die Berechnung ab

Die Software folgt im Prinzip diesen Stufen: Bruttolohn minus Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer, soweit sie anfallen, minus Arbeitnehmeranteile zu Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung ergibt das Netto. Der Arbeitgeber trägt zusätzlich seinen Anteil an den Sozialversicherungsbeiträgen und die Umlagen. Beitragssätze und Beitragsbemessungsgrenzen ändern sich regelmäßig, deshalb sollten Sie die aktuellen Werte bei den Sozialversicherungsträgern prüfen.

Illustratives Rechenschema (keine Echtwerte):

Bruttogehalt: 3.000 €
Abzüge Lohnsteuer und Zuschläge: angenommen 300 €
Arbeitnehmeranteil Sozialversicherung: angenommen 20 % von 3.000 € = 600 €
Nettogehalt: 3.000 € − 300 € − 600 € = 2.100 €
Arbeitgeberanteil Sozialversicherung: angenommen rund 21 % von 3.000 € = 630 €
Gesamtkosten für den Arbeitgeber (ohne weitere Umlagen): 3.630 €

Die Prozentsätze sind bewusst vereinfacht. Die exakten Beträge ermittelt die Software.

Kontrollpunkte vor der Freigabe

Stimmt das Bruttogehalt mit dem Arbeitsvertrag überein?
Sind Steuerklasse und Kirchensteuermerkmal korrekt übernommen?
Ist die Krankenkasse samt Zusatzbeitrag richtig hinterlegt?
Sind Beitragsgruppen plausibel (Kranken-, Renten-, Arbeitslosen-, Pflegeversicherung)?
Passt der Auszahlungsbetrag zur Bankverbindung?
Wurden Fehlzeiten und Einmalzahlungen berücksichtigt?

Pflichten rund um die Entgeltabrechnung

Arbeitgeber müssen dem Beschäftigten bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform erteilen, die Angaben über Abrechnungszeitraum, Zusammensetzung des Arbeitsentgelts, Art und Höhe der Zuschläge, Zulagen, Abzüge und Vorschüsse enthält (§ 108 Gewerbeordnung). Das Lohnkonto muss nach dem Einkommensteuergesetz geführt und sechs Jahre aufbewahrt werden.

Typische Anfängerfehler

Steuer-ID oder Geburtsdatum falsch erfasst, sodass der ELStAM-Abruf scheitert
Falsche Beitragsgruppe bei Minijobs oder Werkstudierenden
Anmeldung bei der Krankenkasse vergessen oder verspätet
Einmalzahlungen nicht als sonstige Bezüge behandelt
Fristen für Beitragszahlung und Lohnsteuer-Anmeldung verpasst, siehe Meldungen und Fristen

Wann Sie fachlichen Rat einholen sollten

Bei der allerersten Abrechnung, bei Sonderfällen wie Minijob plus Hauptbeschäftigung oder bei Beschäftigten mit Auslandsbezug kann eine Kontrolle durch die Steuerkanzlei sinnvoll sein. Eine Parallelabrechnung durch die Kanzlei in den ersten Monaten schafft Sicherheit.

Praxisbeispiel: Die erste Einstellung in einem Kleinbetrieb

Ein kleiner Handwerksbetrieb stellt zum Monatsersten eine Bürokraft in Teilzeit ein. Die Inhaberin sammelt vorab die Angaben aus dem Personalfragebogen, legt die Beschäftigte in der Software an und ruft die Steuermerkmale ab. Danach hinterlegt sie das vereinbarte Monatsgehalt und die wöchentliche Arbeitszeit. Am Monatsende prüft sie das Ergebnis gegen den Arbeitsvertrag, gibt die Abrechnung frei, überweist das Gehalt und veranlasst die Beitragszahlung. Nach der Abrechnung übermittelt die Software die Anmeldung an die Krankenkasse. Im Folgemonat fällt der Ablauf bereits deutlich leichter, weil Stammdaten und Merkmale bereits stehen und nur noch Änderungen erfasst werden. Wer die Schritte in einer festen Reihenfolge abarbeitet und einen Termin im Kalender blockt, vermeidet Hektik. Ein einfaches Protokoll mit Datum, Prüfer und Auffälligkeiten hilft bei späteren Rückfragen und bei Prüfungen.

Häufige Fragen

Wann muss ich einen neuen Beschäftigten anmelden?

Die Anmeldung zur Sozialversicherung erfolgt grundsätzlich mit der ersten folgenden Entgeltabrechnung, spätestens sechs Wochen nach Beschäftigungsbeginn. In bestimmten Branchen ist eine Sofortmeldung bei Beschäftigungsbeginn nötig. Prüfen Sie die aktuelle Regelung bei den Sozialversicherungsträgern.

Was, wenn der ELStAM-Abruf nicht klappt?

Prüfen Sie Steuer-ID und Geburtsdatum. Liegen die Daten nicht vor, wird nach den gesetzlichen Regeln eine Ersatzbesteuerung angewendet. Lassen Sie sich dazu von Ihrer Kanzlei oder dem Finanzamt beraten.

Muss ich die Abrechnung auf Papier aushändigen?

Textform genügt, also auch elektronisch, sofern der Beschäftigte darauf zugreifen kann. Regeln Sie das vorab mit den Beschäftigten.

Quellen und weiterführende Informationen

ELSTER — ELStAM-Abruf und Lohnsteuer-Anmeldung
Bundesagentur für Arbeit — Betriebsnummern-Service
Gesetze im Internet — Wortlaut von Gewerbeordnung, Einkommensteuergesetz und SGB IV