Steuerberater oder Lohnsoftware: Wer sollte die Lohnabrechnung machen?
Lohnabrechnung selbst machen oder an die Steuerkanzlei auslagern? Entscheidungskriterien, Kostenvergleich mit Beispielrechnung und Hybridmodelle im Überblick.
Ob sich eigene Lohnabrechnungssoftware oder die Abrechnung durch die Steuerkanzlei lohnt, hängt vor allem von drei Faktoren ab: Zahl der Abrechnungen pro Monat, Häufigkeit von Sonderfällen und die Zeit, die Sie intern realistisch aufbringen können. Bei wenigen Beschäftigten mit einfachen Verhältnissen ist die Kanzlei oft bequemer und kalkulierbar. Bei regelmäßigen Abrechnungen mit mehreren Personen kann eigene Software günstiger und flexibler sein. Dieser Guide hilft Ihnen, die Entscheidung nach klaren Kriterien zu treffen.
Was die Steuerkanzlei leistet
Steuerberaterinnen und Steuerberater dürfen Lohnabrechnungen im Rahmen der Lohnbuchhaltung erstellen. Typischerweise liefern Sie der Kanzlei Stammdaten und Bewegungsdaten wie Stunden, Urlaub, Krankheit und Einmalzahlungen. Die Kanzlei berechnet, erstellt Abrechnungen, übermittelt Meldungen und Lohnsteuer-Anmeldungen und liefert Auswertungen für die Buchhaltung. Die Vergütung richtet sich nach der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV) oder nach einer vereinbarten Pauschale. Viele Kanzleien rechnen pro Abrechnung ab.
Vorteile:
- Fachwissen bei Sonderfällen, etwa Auslandsbezug, Gesellschafter-Geschäftsführer oder Sachbezüge
- Geringer eigener Aufwand
- Meldungen und Fristen liegen in professioneller Hand
- Daten fließen unmittelbar in Buchhaltung und Jahresabschluss ein
Nachteile:
- Kosten pro Abrechnung können sich bei vielen Beschäftigten summieren
- Abhängigkeit von Abgabeterminen und Bearbeitungszeiten der Kanzlei
- Änderungen kurz vor Abrechnungsschluss sind aufwendiger
- Weniger Einblick in die Berechnung
Was eigene Lohnsoftware leistet
Mit eigener Software erfassen Sie die Daten selbst, die Software berechnet, erzeugt Abrechnungen und Meldungen und stellt Auswertungen bereit. Sie haben mehr Flexibilität bei Terminen, aber auch mehr Verantwortung. Gesetzesänderungen werden vom Anbieter eingepflegt, die korrekte Anwendung für Ihren Fall prüfen Sie jedoch selbst.
Entscheidungskriterien im Vergleich
| Kriterium | Eher Steuerkanzlei | Eher eigene Software |
|---|---|---|
| Zahl der Beschäftigten | 1 bis 3 | Ab etwa 4 bis 5 |
| Sonderfälle | Häufig (Auslandsbezug, Versorgungsleistungen) | Selten, überwiegend Standard |
| Interne Kapazität | Gering, kein Know-how | Vorhanden, Bereitschaft zur Einarbeitung |
| Kontrollbedarf | Gering | Hoch (kurzfristige Änderungen) |
| Kosten | Planbar pro Abrechnung | Software plus interne Zeit |
| Schnittstellen | Kanzlei hat Buchhaltung | Eigene Buchhaltung, Zeiterfassung |
Beispielrechnung
Diese Zahlen sind rein illustrativ. Ein Betrieb mit sechs Beschäftigten, zwölf Monaten Abrechnung, also 72 Abrechnungen pro Jahr.
Variante Kanzlei: 20 € pro Abrechnung ergibt 72 × 20 € = 1.440 € pro Jahr. Dazu 150 € für die Jahresarbeiten, insgesamt 1.590 €.
Variante eigene Software: 300 € Software pro Jahr. Interne Arbeitszeit: 2 Stunden pro Monat für Daten und Meldungen plus 6 Stunden pro Jahr für Jahresarbeiten, das sind 30 Stunden. Bei 30 € pro Stunde sind das 900 €. Zusammen 1.200 €. Dazu eventuell 200 € für Rückfragen bei der Kanzlei zu Sonderfällen, also 1.400 €.
Die Differenz beträgt in diesem Beispiel nur 190 € pro Jahr. Bei höherer interner Stundenvergütung oder mehr Aufwand kippt die Rechnung. Dafür gewinnen Sie womöglich Flexibilität. Probieren Sie mit dem Rechner für interne Abrechnungskosten Ihre eigenen Zahlen aus.
Das Hybridmodell
Viele Betriebe kombinieren beide Welten: Die laufenden Abrechnungen erstellen sie selbst in einer Lohnsoftware, die Kanzlei übernimmt den Jahreswechsel, Sonderfälle oder die Prüfung der Abrechnungen. Alternativ rechnet die Kanzlei ab, der Betrieb erfasst Zeiten und Abwesenheiten über eine Schnittstelle. Wichtig ist, dass Aufgaben klar verteilt sind: Wer erfasst, wer prüft, wer übermittelt, wer archiviert.
Haftung und Verantwortung
Unabhängig davon, wer abrechnet, bleibt der Arbeitgeber gegenüber Finanzamt und Sozialversicherung verantwortlich. Das gilt für die korrekte Berechnung und die fristgerechte Meldung. Wenn die Kanzlei Fehler macht, kann der Arbeitgeber unter Umständen Regress nehmen, aber die Nachforderungen treffen zunächst ihn. Klären Sie im Vertrag mit der Kanzlei Haftung, Fristen und Zuständigkeiten.
So treffen Sie die Entscheidung
- Erfassen Sie Ihre Fälle: Wie viele Abrechnungen, welche Sonderfälle?
- Fragen Sie die Kanzlei nach einem Festpreisangebot für die Lohnbuchhaltung.
- Holen Sie parallel ein oder zwei Softwareangebote ein, wie im Guide Preismodelle bei Lohnsoftware beschrieben.
- Rechnen Sie Jahreskosten und interne Zeit nach.
- Testen Sie mit echten Fällen, bevor Sie sich festlegen.
Wann ein Wechsel sinnvoll ist
Wächst der Betrieb, kann sich eine zuvor günstige Kanzleilösung verteuern. Umgekehrt kann eine anfänglich eigene Lösung zu aufwendig werden, wenn Sonderfälle zunehmen. Prüfen Sie die Entscheidung einmal im Jahr. Wie der Umstieg gelingt, steht im Guide Lohnsoftware wechseln.
Fragen an die Kanzlei vor der Beauftragung
Wenn Sie die Abrechnung auslagern, klären Sie vorab die Rahmenbedingungen. Bis wann müssen Bewegungsdaten spätestens vorliegen, damit Auszahlung und Beitragszahlung rechtzeitig erfolgen? Wie werden Änderungen kurz vor Abrechnungsschluss behandelt? Welche Leistungen sind in der Pauschale enthalten, etwa Meldungen, Jahresmeldungen, Lohnsteuerbescheinigungen und Auskünfte bei Prüfungen? Wie werden Sonderfälle wie Einmalzahlungen oder Pfändungen vergütet? Wie erhalten Sie die Abrechnungen, und wer archiviert sie? Und schließlich: Wie lange ist die Kündigungsfrist? Lassen Sie sich die Antworten schriftlich geben, am besten im Auftrag selbst. So können Sie Kosten und Leistungen mit dem Aufwand einer eigenen Lösung fair vergleichen.
Häufige Fragen
Darf ich als Unternehmer die Lohnabrechnung selbst machen?
Ja. Arbeitgeber dürfen die Entgeltabrechnung für ihre eigenen Beschäftigten selbst erstellen. Geschäftsmäßige Lohnabrechnung für Dritte ist dagegen in der Regel bestimmten Berufsgruppen vorbehalten.
Ist die Kanzlei immer teurer?
Nicht zwingend. Bei wenigen Abrechnungen und vielen Sonderfällen kann sie wirtschaftlicher sein, weil Ihre eigene Zeit entfällt. Entscheidend ist der Vergleich der Gesamtkosten.
Kann die Kanzlei meine Software-Daten übernehmen?
Häufig ja, über Schnittstellen oder Exportdateien. Fragen Sie vorab, in welchen Formaten die Kanzlei Daten annimmt, damit Buchungen nicht doppelt erfasst werden müssen.
Quellen und weiterführende Informationen
- Bundessteuerberaterkammer — Informationen zu Steuerberatung und Berufsrecht
- ELSTER — Lohnsteuer-Anmeldung und elektronische Verfahren
- Deutsche Rentenversicherung — Pflichten des Arbeitgebers bei Meldungen und Prüfungen
